中小企業ではスタッフの人数が少ないため、営業などでオフィスを空けてしまう時間が意外と多いものです。そうした状況で会社にかかってきた電話を受けるために、いまでも転送電話を利用しているところは少なくありません。しかし転送電話は古いサービスであり、費用面や機能面でデメリットが多いため使い勝手はあまり良いものではありません。
そこでおすすめなのがIP電話の導入です。IP電話ならば転送電話のような機能が使えるだけでなく、転送電話のデメリットも見事に解消し、IP電話だけの多彩な機能でビジネスを加速させることができます。
転送電話が必要なケースとは？
転送機能とはスタッフ不在の会社に顧客から電話がかかってきた際、それを外出先のスタッフがスマホで受けられるようにする機能です。大企業でスタッフが潤沢にいる場合はそれほど必要ではありませんが、個人事業主や小規模な企業の場合は必要になるケースも多くあります。
たとえば以下のような場合、転送設定をしておいたほうがよいでしょう。
| ・顧客と商談するため多くのスタッフが出払ってしまう
・電話番ができる事務スタッフの雇用に費用をかけることができない ・個人事業主であり、オフィスにはあまりいない ・見込み客からの電話を取り逃すのはビジネスチャンスを逃すことにつながる |
個人事業主や中小企業の場合、こうした理由で転送電話を利用することがほとんどです。
ただし、営業や商談中は転送設定していても電話に出れないことがあります。また、折り返ししたとしても携帯の電話番号からの発信となり会社の代表番号とは異なるため、先方に受けてもらえない可能性もあるでしょう。
転送の必要がある場合、確実に顧客からの電話を逃さないようにする目的で秘書代行サービスに転送するといったこともできます。ただしこれは費用がかかりすぎるためあまりおすすめはできません。
いずれにせよ、スタッフの少ない個人事業主・中小企業では転送電話を利用しないことには業務がまわりにくいことは確かであると言えるでしょう。
転送電話は費用がネックになりがち
転送電話はオフィスにスタッフがいなくても外出先で会社宛の電話を受けることができる便利なサービスです。しかし、転送電話は便利な分、利用料金も高くつくのがデメリットです。
電話をする場合、基本的にかける方が通話料金を負担します。しかし転送電話はオフィスから転送設定した携帯電話への転送通話料を、転送元が支払う必要があるのです。
わかりやすく説明すると、顧客から自社のオフィスへの通話料金は顧客負担ですが、オフィスから携帯の電話番号への通話料金は転送元となるオフィスの電話番号の負担となります。
しかも転送電話はほとんどが携帯電話宛となるため、企業が負担する通話料金は携帯電話への通話料金となり、高くついてしまいます。
これがもし、かかってきた電話が一方的な営業電話でしつこく長い場合であっても、その分の転送通話料を企業が支払わなければならないのです。さらに営業中で電話に出れない場合であっても会社からスマホへの通話料金が発生してしまい、多くのコストがかかってしまいます。
しかも、転送電話には毎月の利用料金がかかります。利用状況にもよりますが、転送通話料金と合わせれば毎月数千円～数万円かかることになるわけです。中小企業にとっては、転送電話の料金はできる限り削減したいコストであると言えるでしょう。
転送電話にはほかにもデメリットが
転送電話は通話料金が多くかかってしまうことが大きな懸念点でした。実はさらにほかにもいくつかの注意点があります。転送電話にはどのようなデメリットがあるのか、具体的にご紹介していきます。
転送元の電話番号からの折り返しができない
転送電話の場合、スマホを使って転送元の電話番号から折り返すことはできません。つまり、企業の代表番号ではなく携帯の電話番号で折り返ししなければならないのです。
たとえば、電話を転送されたスタッフが打ち合わせ中で電話に出れなかったとします。時間ができてから折り返しをするわけですが、その時はスマホの電話番号が相手方に表示されます。すでに知っている顧客であれば問題ありませんが、見込み客など新規のお問い合わせであった場合は「誰からの着信だろうか…」と不安がって受けてくれない可能性があります。
このように設定をしていたにも関わらず結果的にビジネスチャンスを逃すことが転送電話にはありえるのです。
同時に複数台に転送できない
転送電話は同時に複数のスマホに転送することができません。そのため、一人のスタッフが代表して会社宛にかかってきた電話に対応しなければならなくなります。
一人に集中して会社宛の電話がすべてかかってくるわけですから、負担はかなり大きいものとなるでしょう。営業や商談など理由があって外出しているのに、これでは業務にじっくり取り組むことができません。
一人のスタッフに電話対応が集中してしまうのを避ける対処法として、定期的に転送先を変更するというものがあります。しかしこれも結局、一定期間は一人のスタッフがすべて電話対応することになるので根本的な問題解決とはならないでしょう。
転送設定には手間や費用がかかる
転送電話を利用するにはツールを導入して毎月オプション料金を支払う必要があります。
たとえば、ビジネスフォンの場合は外線転送設定するのに回線の増設工事が必要です。工事にはもちろん費用がかかりますし、工事完了後は毎月のオプション料金を支払わなければなりません。また、工事が終了するまでは転送電話を利用できないため、導入はスムーズにいかないことでしょう。
もちろん、転送電話を導入することは顧客満足度向上につながる可能性がありますし、ビジネスチャンスをできる限り逃さないことにもなります。ただし、かかる手間や費用にあった効果を本当に得られるかは難しいところです。ご紹介したほかのデメリットも考慮した上で導入すべきかどうかをご検討ください。
IP電話なら転送電話のデメリットを解消できる！
転送電話にはさまざまなデメリットがあり、使い勝手としてはかなり悪いものでした。しかしIP電話ならば、転送電話のような機能も使うことができ、さらにデメリットも解消することができます。
IP電話なら外出先にいてもスマホで着信ができる
IP電話はインターネット回線を利用したサービスです。会社の電話番号をスマホで共有することができるため、外出先でも着信を受けることができます。
たとえば、中小企業では数少ないスタッフが全員出払ってしまうこともよくあります。このとき、IP電話アプリを契約していれば会社にかかってきた電話を外出先のスタッフが受けられます。しかも転送設定をする必要がないため、無駄なコストがかかりません。
また、IP電話アプリの場合、会社宛にかかってきた着信はクラウドサーバー経由でインターネット回線を通じてスマホに届きます。つまり、アナログ回線を使用しないため、転送通話料金が発生しないのです。
転送電話を頻繁に使っている企業の場合、毎月数千円～数万円かかっていた転送費用を0円にすることができるため、かなりお得です。
複数の端末で同時に着信できる
IP電話アプリは複数端末で同時に着信できます。
IP電話アプリのメリットは会社の電話番号をスマホで持ち歩けることです。しかもアプリをインストールしたスマホであれば、すべての端末で会社宛の電話を受けることができます。従来の転送電話では設定された一人にのみ負担がかかっていましたが、IP電話アプリであればスタッフ全員で、出れる人が出るという体制を取ることが可能です。
これはスタッフ一人ひとりの負担が減るだけでなく、顧客からの電話を取り逃さないことにもつながります。ビジネスチャンスを逃さないためにも、転送電話よりIP電話アプリの利用をおすすめします。
固定電話番号を使った発信ができる
IP電話アプリであれば折り返し電話も固定電話番号で発信可能です。
先にお伝えしたように、転送電話のデメリットとして、折り返し電話が会社の代表番号で行えないというものがありました。スマホ番号での折り返しとなるため、顧客によっては電話に出てもらえないケースがあり、ビジネスチャンスを逃してしまうことがあったのです。
しかしIP電話アプリは会社の固定電話番号を外出先にもスマホで持ち歩くことができます。そのため、折り返し電話も会社代表番号からかけることが可能になり、折り返しを受けた顧客も「さっきかけた会社からの電話」とすぐに理解でき、受けてもらえる確率が高まるのです。
折り返し電話の受電率を高めるのであれば、IP電話アプリの導入をぜひ検討しましょう。
転送設定の手間がかからない
IP電話アプリを導入すれば転送設定の手間やコストがかからなくなります。
転送電話は設定のために機器を導入したりビジネスフォンの場合は工事が必要になったりするため手間がかかりました。しかも機器購入代金や工事費用、さらには毎月の利用料金がかかるため、中小企業にとってはかなりの痛手になるものです。
IP電話アプリは外出先でも固定電話番号を利用できるサービスです。会社宛の電話もスマホで複数人が受けられるため、導入してしまえば転送設定が必要なくなります。結果的に転送電話の設定にかかっていた手間や費用はまったくかからなくなるわけです。
しかもIP電話アプリはスタッフに支給した社用スマホなどにインストールするだけですぐに利用することができます。導入はスムーズで利便性も高く、機器購入コストもかからず、スタッフの増減に合わせて対応しやすいわけです。
あれほど苦労してコストもかけて導入しなければならない転送電話を、IP電話アプリひとつで解決できるのであれば、利用しない手はないのではないでしょうか。
転送電話のデメリットを解消できるおすすめIP電話サービス「03plus」
03plusはリーズナブルな料金で1台からでも契約できるIP電話アプリです。導入すれば転送電話でありがちなさまざまなデメリットを解消することができます。
03plusを利用する場合、たとえば、転送電話の導入工事や転送通話料といったコストがかからなくなります。03plusはスマホにアプリを導入するだけなので工事をすることなく手間なしで利用できます。契約時の初期費用のみで工事費用はかかりません。
また、固定電話番号をスマホで持ち歩くことができ、会社宛の電話もインターネット回線を経由して直接着信して受けることができるため転送通話料が発生しません。そのため、これまで転送電話でかかっていたコストを削減することが可能です。もし、毎月1万円の転送通話料がかかっていたならば、03plus導入後は転送通話料0円となります。
03plusは「東京03」や「大阪06」などの全国主要46局の市外局番を取得できるIP電話アプリです。市外局番はIP電話でよくある「050」よりも社会的信用が高く、顧客へ電話する際にメリットがあります。
信頼性の高い市外局番つき固定電話番号から折り返しすることができるため、相手側にとっても安心して電話に出ることができます。これが050やスマホの番号からでは不審がって出てくれない可能性もあるため、03plusには転送電話にはない優位性があると言えるでしょう。
ちなみに03plusは番号ポータビリティも可能ですので、アナログ回線からの移行でも条件が合えば電話番号を引継げます。既存番号をそのまま利用したい場合はぜひご相談ください。
さらに、03plusは通常の転送電話ではありえなかったさまざまな機能やサービスを提供しています。たとえばお得感が高く人気の高いオプションとして「10分かけ放題」というものがあります。
こちらは1通話10分以内であれば何度かけても無料となるサービスです。月額1,000円で利用できるため、通話頻度の高い企業であれば通話コストを大幅に下げられることでしょう。転送通話料がなくなった上に、通常の通話料も下げられるのでお得感はかなり高いです。
「クラウドFAX」も03plusで人気の機能です。こちらは月額500円で利用できるオプション機能で、サーバー上でFAXデータの送受信および閲覧を行えます。必要なデータのみをアウトプットすることができ、いらない営業FAX等は随時捨ててしまえます。無駄に印刷することがなくなるため、コストカットすることができるでしょう。
また、外出先でもスマホやパソコンからFAX送信することができます。スマホで撮影した画像もFAXデータに最適化されて送信できるので業務効率は高まるのではないでしょうか。
FAXデータは通常の転送電話サービスでは転送することは不可能ですが、03plusならば外出先でも気軽に送受信とデータの閲覧ができます。
このように、IP電話アプリの03plusは転送電話と比べて初期費用やランニングコストを大幅に下げることができるサービスです。さらに、転送電話では実現できなかったFAX業務をいつでもどこでも行えるようになります。転送電話のコストや運用について不満を感じていたならば、ぜひ03plusの導入をご検討ください。
まとめ
今回は転送電話のデメリットとその解消のためにIP電話が有効であることについて解説いたしました。
転送電話はオフィスを空ける機会が多い中小企業にとってはニーズのあるサービスです。しかし古くからあるサービスであるため、コスト面や機能面でデメリットが多く、使い勝手としてはそれほど良くないものでした。IP電話はインターネット回線を利用した新しいサービスであり、コスト面・機能面、さらには拡張性といった面でもメリットが多いものです。
転送電話に満足できないようでしたら、ぜひIP電話の導入をご検討ください。
