ビジネスシーンにおいて、電話対応をスムーズにできるか否かは業績に直結するほどに重要なポイントです。スタッフが少なくオフィスに誰もいない状況で顧客から大切な電話が固定電話にかかってきたとしたら、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。
このようなケースを避けるため、転送電話を設定している企業も多いことでしょう。しかし転送電話はメリットがある一方で、転送先を1つの端末にしか設定できないといった運用上の不便な点や、コストが高い、設定が面倒などデメリットもあります。
そこでおすすめなのがIP電話サービス「03plus」です。転送電話が持つメリット拡大させるだけでなく、03plusならではの機能・活用法により転送電話のデメリットを排除することが可能です。
今回は転送電話のメリット・デメリット、03plusならではのメリット、03plusだからできるビジネスシーンでの活用法などを解説していきます。
転送電話は便利だがデメリットもある
転送電話は外出先でも顧客からの電話に対応できるというメリットがあります。新規顧客獲得や既存顧客へのサポートや商談といった大切なチャンスを逃すことが減るため、活用できればとても便利なサービスです。
その一方でコストが高い、1つの端末しか設定できないなど、転送電話は「あと一歩かゆいところに手が届かない」そんなサービスでもあります。
ここでは転送電話が必要となるシーンやメリット・デメリットについて解説していきます。
転送電話が必要なシーンとは
転送電話とはオフィスの固定電話にかかってきた電話をスマホ等に転送するサービスです。
たとえば、スタートアップ企業や個人事業主などで会社に常駐するスタッフが少ない場合、固定電話にかかってきた顧客からの電話に対応できないことは少なくありません。すでに関係性のある取引先であればまだ良いですが、新規顧客の問い合わせであった場合はビジネスチャンスを逃すことにつながります。
このようにスタッフが少ない、業務上外出が多いといった場合でも、転送電話を活用すれば、お手持ちのスマホに着信を転送して受けることが可能になります。顧客からの大切な電話へスムーズに対応したいという場合は、転送電話はとても便利です。
転送電話のメリット
のちほど転送電話のデメリットについてもご紹介するのですが、まずは転送電話のメリットについて見ていきましょう。
外出先でも固定電話宛ての電話が取れる
外出先であっても固定電話宛ての電話が取れることが転送電話最大のメリットです。
たとえば起業したてでスタッフが少なく業務上外出が多いという場合、固定電話機にかかってきた電話に必ず出ることは難しくなります。しかし転送電話サービスを利用していれば、外出先でもお手持ちのスマホに固定電話宛ての着信を受けることが可能となります。
顧客対応や問い合わせなどもこまめに行うことができるため、ビジネスチャンスを逃すことがなくなることでしょう。
電話番のスタッフが不要になる
転送電話を活用すれば、オフィスに電話番スタッフを常駐させる必要がなくなります。固定電話宛ての着信を外出先でもスマホに転送できるためです。
たとえば業務上、外出が多い企業であってもわざわざ電話番としてスタッフを雇う必要がなくなるため人件費の削減につながります。また、テレワーク実施時であるにも関わらず、電話対応のために社員が交代して出社するといった無意味な人員配置をする必要がなくなります。
このように、転送電話を使えば電話番という無駄を省くことができるのです。
転送電話のデメリット
便利な転送電話ですが、いくつかのデメリットもあります。
最も懸念されることは折り返し電話が違う番号になってしまうことです。たとえば、顧客からの着信がスマホに転送されて来た場合、移動中や商談中であればそれを受けることができません。
後から折り返すことになるわけですが、その際、相手方に表示される電話番号は会社の代表番号ではなく、折返しを行ったスマホの番号となってしまいます。すでに相手が番号を知っている場合は良いですが、知らない場合は見知らぬ携帯電話からの着信に対し相手方も不安を感じてしまうことでしょう。結果的に折り返し電話に出てもらえないことも珍しくありません。
また、転送電話は初期費用や転送料がかかり回線工事期間があるなど設定までが面倒である点もデメリットです。
さらに転送先は1つの番号につき1つの端末のみとなります。転送電話対応できるのが一人だけであり、担当者が移動中・商談中となれば結局顧客からの電話に出ることができないため、使いにくさを感じることでしょう。
このように、転送電話は便利な一方でさまざまなデメリットがあります。導入する際にはデメリットを理解した上で利用していきましょう。
『03plus』で転送電話の課題を解決！
03plusは転送電話のさまざまなメリットを持ちつつ、転送電話が抱えていた課題を解決できるIP電話アプリです。
03plusとは？
03plusはスマホ（iPhone、Android）端末で利用できるIP電話アプリです。お申し込みの住所に応じて東京03や大阪06などの全国主要46局の市外局番電話番号を取得することができ、スマホでそのまま固定電話番号を利用できます。
たとえば、03plusで取得した固定電話番号を会社の代表番号にでき、外出時に顧客から代表番号への着信があった際も、スマホでそのまま電話に出ることが可能です。もちろん、折り返し時も03plusアプリで代表番号からの発信ができます。
また、固定電話番号を複数端末で共有できるため、電話対応が一人だけになるといったこともなく、対応できる社員がフレキシブルに対応できるようになるのが03plusの特徴です。
03plusの特徴については、このあと詳しくご紹介します。
03plusならではのメリットとは？
03plusは転送電話と同等のメリットを持っていますが、さらに転送電話においてデメリットであった部分やカバーしきれなかった部分をしっかりカバーすることができるIP電話アプリです。
ここからは03plusならではのメリットについて解説していきます。
外出先でも固定電話番号を使って発着信できる
03plusを導入すれば外出先でも固定電話番号で発着信が可能になります。03plusはIP電話アプリであり、固定電話番号をスマホでそのまま利用できるためです。
「折り返し電話の番号が代表番号と異なり相手方に不信感を与える」というのが転送電話の大きなデメリットでした。このことが原因で、せっかく折り返しても相手方に出てもらえずビジネスチャンスを逃すこともありました。
しかし03plusは取得した市外局番入りの電話番号の発着信が可能です。つまり、外出先での折り返し電話も、03plusならば代表番号から発信することができ、相手方に安心して出てもらいやすいのです。
転送料がかからない
03plusなら、転送料が別途かかることはありません。
一般的な転送電話サービスの場合、回線工事などの初期費用とともに月額使用料金、転送料がかかります。たとえばNTTのボイスワープの場合は通常の電話料金に加えて、転送電話用のコストとして工事費用が2,200円（税込）で月額使用料が550円（税込）、さらに転送料として1分16円～17.5円かかってしまうのです。
03plusならば固定電話番号の月額費用のみで外出先でもスマホで電話の発着信が可能です。初期費用も年払いスタートプラン等を利用すれば3800円となるためコストを抑えることができます。転送料もかかりません。
コスト削減はビジネス拡大において大きな課題の1つです。03plusならば無駄なコストをかけずとも、外出先で顧客からの電話を受けることができます。
毎回の転送設定が不要
03plusは転送設定のオン・オフ切り替えが不要です。
たとえばNTTのボイスワープの場合、事務所にいる時は固定電話機で対応するので転送設定をオフ、外出時にはスマホで対応するので転送設定をオンにする、といった形でオン・オフ切り替えをしなくてはいけません。毎回設定しなくてはいけない手間があるだけでなく、設定し忘れてしまうと外出先で電話対応ができないといった問題も発生してしまいます。
03plusはIP電話アプリであり、スマホに直接着信が入ります。そのためオン・オフを切り替える手間がありません。大事な顧客からの着信も、いつ・どこにいても逃すことなく対応できるのが03plusの強みです。
複数の端末で同時に着信が可能
03plusを利用すれば、電話係を配置する必要がありません。03plusならば複数の端末で代表番号を共有できるためです。
たとえば、転送電話サービスは転送先を1台の端末にしか設定できないため、電話対応をする社員が一人に限定されてしまいます。もしもその社員が移動中・商談中で対応できない場合は大切な電話を逃してしまうことになるでしょう。
03plusはアプリごとにIDが付帯され、取得した電話番号を複数人で共有することが可能です。さらに、電話番号を追加することもできるので、部署やチームごとに番号を共有することもできます。
03plusを導入すれば、電話番という無駄な配置を廃止し、フレキシブルでスピード感ある電話対応が可能になるのです。
03plusを転送機能と併用するケース
03plusは固定電話番号を複数端末で共有でき、外出先でもスマホで顧客からの電話に対応することができるIP電話アプリです。
ここまでの転送機能から03plusに置き換えるメリットについてご紹介しましたが、実は03plusと転送機能を併用するケースも存在します。
どのような場合なのか、詳しく解説します。
既存の番号を残したまま03plusを使う場合
03plusと転送電話を併用するケースとしては、「既に持っている固定電話番号を活かしながら03plusを使いたい場合」です。
このとき、既存の固定電話番号から、03plusで取得した番号へと転送を行う設定を行います。これにより、03plusを利用して代表電話への着信を、03plusを導入したスマホを持つ複数の社員に電話を転送することができます。
たとえば、社員全員が外出またはテレワーク中といった状況であった場合でも、既存の電話番号への着信を03plusの電話番号へ転送するように設定しておけば、複数社員がその着信を受け取ることが可能です。これは1つの番号を複数人で利用できる03plusならではの特長を活かした活用方法です。
ちなみにこのケースの場合、折り返し電話は既存の代表番号ではなく、03plusにて取得した電話番号からとなります。
固定電話番号ポータビリティ（ナンバーポータビリティ）も提供中
03plusでは条件次第で既存の固定電話番号をそのまま利用することも可能です。
NTT東日本・西日本の一般加入電話またはISDN電話にて取得した固定電話番号であればナンバーポータビリティすることができます。この場合は前述のように既存番号から03plusの番号へ転送する形ではなく、03plusアプリでそのまま既存番号を利用可能です。
そのため、着信はもちろん折り返し発信も既存番号のままでスマホから行えるため、顧客への信用度維持やスムーズな電話対応を実現することができます。
03plusの転送設定を使って秘書代行などを活用
万が一社員全員が電話対応できないというケースでも、03plusの機能を利用すれば解決できます。
たとえば、社員全員が外出中・移動中・商談中というタイミングで電話がかかってきた場合、対応するのは非常に困難です。転送電話では転送先に設定した電話番号のみにしか転送できないため、このようなケースに対応できません。
しかし、03plusの転送機能を利用し外部の秘書代行サービスへつなぐようにしておけば、代わりに代行秘書が電話対応してくれます。この連携を事前に行っておけば、大切な顧客からの電話に出られないという事態を完全に避けることができるのです。
もちろん、折り返し電話は03plusの固定電話番号から行えるため、番号の異なる携帯電話からの着信と比べて、顧客も「折り返しがきた」と気が付きやすいというメリットがあります。
まとめ
転送電話は外出などによりオフィスを空けるケースが多い企業にとって便利なサービスです。顧客からの大切な電話を外出先でもスマホで受けることができるため、ビジネスチャンスを逃しにくいからです。
しかし、転送先を1つの端末にしか設定できなかったり、折り返し電話が顧客のかけたものと違う携帯電話番号になってしまったり、転送料などのコストがかかったりなどさまざまなデメリットも転送電話にはあります。
このような転送電話のメリットを残しつつデメリットを排除し、さらにビジネスチャンスを拡大させることが可能になるのが03plusです。
03plusは固定電話番号を複数端末で共有可能であるため、複数の社員が外出先でも電話対応できます。固定電話番号契約の月額費用のみで転送料はかからないため、コストも大幅に削減可能です。さらに、03plusで取得した固定電話番号を代表番号にすれば、折り返し電話も、スマホからであってもそのままの番号でかけることができます。
このように、03plusは転送電話よりも便利なIP電話アプリサービスです。顧客からの電話対応をスムーズにし、ビジネスチャンスを逃さないためにも、ぜひ導入をご検討ください。
