転送電話はもう不要!

クラウドPBXで電話コストを削減する方法

事務所で固定電話回線を引いてるけど外出する機会が多く電話をとれないという方は多いと思います。

外出先でも事務所宛の電話に出たいと思った場合、従来ではボイスワープなどの転送電話サービスを利用し、携帯電話に転送させるという方法しかありませんでした。

しかし転送電話は便利な反面、以下のようなデメリットがあります。

  1. 固定電話から携帯電話への転送料金は自己負担になるので、毎月の通話料が高くなる
  2. 折り返し電話は携帯番号からの発信になるので相手にでてもらえない可能性がある
  3. いちいち転送開始/停止の設定をするのが面倒くさく、設定をし忘れてしまうことがある
  4. 1台の携帯にしか転送できないから、その人が出られない時に他のスタッフで対応できない

※転送電話のメリット、デメリットについては下記の記事でも詳しく紹介しているので興味がある方は参考にしてください。

転送電話サービスの課題を解決する方法

しかし、現在では様々な電話サービスが登場し、転送電話サービスに加入しなくても事務所宛の電話を外出先で着信することが可能になってきました。

それを実現するのが”クラウドPBX”というサービスです。

1. クラウドPBXとは

クラウドPBXとはその名の通り、”PBX”というものがクラウド上に存在しています。

クラウドサ-ビスといえば身近なGoogleのサービスだけでもGmail、Googleカレンダー、Googleドライブなどなど...、身近にたくさんのクラウドサービスが溢れています。多くの方がそれらのサービスが持つ特徴である「いつでも・どこでも・手軽に(安く)利用できる」というメリットを既に体感していることと思います。

クラウドPBXも同様で、機能面やコスト面など様々な面でユーザにメリットを与えます。

 

1)そもそもPBXとは何なのか?

オフィスの電話機(ビジネスフォン)といえば、通常の外線電話の他に複数回線での同時通話や内線通話、保留転送機能(パーク保留)、短縮ダイヤルなど様々な機能があります。

これらの様々な機能をコントロールしているのがPBXで、いわばビジネスフォンの司令官の役割を果たしています。

つまり、ビジネスフォンを導入しようと思ったら必ず必要になる装置、それがPBXです。ビジネスフォンを購入するということは「PBX込みで購入する」ということになります。

そして、これだけいろいろなことができる装置ですから、それなりに値が張るものになります。

また、サイズも決して小さくはないためオフィス内での置き場にそこそこの場所をとります。

 

2)クラウドPBXとは?

従来オフィス内に設置していたPBX装置をオフィスに置く必要がなくなる、それがクラウドPBXです。

PBXはクラウドサーバー上に存在し、インターネット回線経由でPBXの機能が提供されるというイメージです。

場所をとるPBXを置く必要が無いため、空いた場所を有効活用できるようになりますね。

2. クラウドPBXのメリット

もちろんメリットはそれだけではありません。クラウドPBX導入による具体的なメリットを整理してみましょう。

 

1)転送費用がかからないので通話料を削減!

クラウドPBXは転送電話とは仕組みが異なり転送費用がかかりません。スマホアプリに直接着信するため、いくら着信したとしても無料です。営業電話が無くなるわけではありませんが、転送された営業電話に出てしまい通話料が発生するという最悪の事態は無くなりますね。

また、内線通話が無料になるという大きなメリットがあります。社内スタッフと連絡を取る際に携帯電話から通話すると1分で40円もの通話料がかかっていましたが、内線は全て無料になるため社内スタッフに電話で連絡する機会が多いオフィスだとかなりのコスト削減が期待できます。

2)高額なビジフォンの購入が不要!スタッフのスマホがビジホンになる!

オフィスで使うビジネスフォンは上述の通り、主装置とセットで導入しないといけないうえ、工事費用もかかります。

そのためビジフォンは家庭用電話機に比べてとても高額で、例えば4台のビジフォンを購入するとなると総額で50万円以上はかかることが殆どです。さらにオフィス移転やスタッフ増による電話機の追加など、その都度事費用が発生してしまいます。

しかし、クラウドPBXであれば導入コストを大幅に抑えられます。

アプリをインストールするだけで個人のスマホがビジフォンになるので、スタッフが増加してもその都度工事をする必要がなく、余計なコストが発生しません。

また、各デスクにビジフォンを置く必要がありませんのでレイアウト変更も容易になり、フリーアドレスにも対応できます。

3)社外からでも、会社の代表番号で発信・着信ができるようになる

転送電話の場合、会社の代表番号宛の電話を社外で受けることはできましたが、代表番号から発信することはできませんでした。

そのため、折り返し電話が必要になったときに個人の携帯電話から発信することになりますが、こちらの携帯番号を知らない相手だと電話にでてくれないことがよくあります。

しかし、クラウドPBXであれば外出先でも会社の代表番号宛の着信を直接受けることもできるうえ、代表番号からの発信も可能になります。

また、いちいち設定のON/OFFをする必要もないため、転送設定をし忘れて社外で電話がとれない...なんてこともありません。

4)パーク保留や内線転送が可能

従来のビジフォンだと外出中のスタッフ宛に電話がかかってきたときに、リアルタイムで取り次ぐことができません。一旦電話を切り、そのスタッフに電話があった旨を伝え、お客様に折り返し電話をしてもらう、といくつかのステップを踏む必要がありました。

しかしこれだとタイムラグが生じてしまい、その間にお客様が外出してしまったり打ち合わせに入ってしまってスムーズに連絡がとれないといったケースがよく起こります。

しかしクラウドPBXであればパーク保留や内線転送が可能なので、このような電話の行き違いを減らすことができます。

電話を一旦保留し、すぐに内線でその旨を社外のスタッフ伝え、保留された電話を社外で取り次ぐ、といったことが可能になります。お客様とリアルタイムで電話のやり取りができ、スムーズにコミュニケーションをとることが可能になります。

5「事務所宛の着信」なのか「個人宛の着信」なのか分かる

契約内容にもよりますが、転送電話で携帯に着信があった際、それが「事務所宛の着信(転送された電話)」なのか「個人宛の着信(携帯本体への電話)」なのか分からない場合があります。

電話に出る前に事務所宛なのか個人携帯宛の電話なのか分からないと、心の準備ができずちょっとしたストレスになります。また勘違いして電話に出てしまうと相手に余計な不信感を抱かれてしまうかもしれません。

しかしクラウドPBXではスマホの電話アプリとは別の専用アプリで着信するため、事務所の固定電話宛の電話なのか個人携帯宛の着信なのか、電話に出る前に判別することが可能です。

6)複数人で同時に着信することが出来る

転送電話は基本的に1番号にしか転送出来ないため、その人が電話に出られない状況下で他のスタッフが電話に出るということができませんでした。

しかしクラウドPBXではアプリに同時に着信するため、Aさんが出られない場合はBさんが出るということが可能です。Bさんが電話に出れば他の端末への着信は鳴りやみます。またBさんやほかの人も電話に出られなかった場合は不在着信の履歴が残ります。

 

その他にも「従業員への携帯端末の支給が不要になる」、「従業員の携帯通話代の精算が不要(会社に一括請求)」などクラウドPBXを導入することで様々なメリットがあります。

3. クラウドPBXのデメリット

一方でクラウドPBXにはいくつかのデメリットもありますので事前によく確認しておくことが必要です。

 

1)音質はインターネット回線環境に依存する

クラウドPBXの利用には、インターネット回線が必須になります。

社外で4G回線環境下で発着信をする場合、電波が悪い場所や通信速度が遅い環境では通話が途切れたり発着信できない場合があります。

現在各キャリアとも4G回線網は充実しているため、国内で電波が入らない地域は決して多くはありませんが、それでも地下や建物内部など電波が弱い場所というのは存在するので注意が必要です。

また、各キャリアの通信速度制限にかかり低速モードになってしまうと正常に着信できなかったり、通話が途切れてしまう可能性があります。月末になるとしょっちゅう通信速度制限にかかってしまうという方は特に注意が必要です。

さらに、公衆Wi-Fiも通信速度が十分でなかったり、メールやSNSで認証しないとインターネットが利用できなかったりするので注意が必要です。

駅や繁華街でスマホを利用しようとしたら、勝手に公衆Wi-Fiに接続されていてネットに繋がらずイライラするというのは、誰しも一度や二度は経験したことがあると思います。

その状況下でアプリに着信があった場合、ネットには接続されていないため電話も鳴りません。外出中に確実に電話に出たいという方は外出中は端末のWi-FiをOFFにするなどの注意が必要です。

2)端末やOSの相性がある

どれだけインターネット回線が安定している環境でも、サービスによっては音質が悪い場合があるので導入前にネットで評判を確認したり注意が必要です。

また、アプリは端末やOSバージョンとの相性があるため、スマホの機種やOSによっては正常に動作しない、またはそもそも動作対象外ということがあります。

どのサービスも大体iOSには対応していますがAndroid端末は、メーカーや機種によって非対応のサービスもありますので導入前に動作端末を確認する必要があります。

サービスによってはテスト利用ができるものもあり、実際の対応状況や音質を確認することが可能です。

3)毎月のランニングコストが割高なる場合ある

基本的に毎月クラウドPBXサービスの利用料が発生します。サービスや利用台数によって料金は変わりますが、最低でも月3,000円~程度はかかるケースが多いです。

ビジフォンを購入するよりは割安なことがほとんどですが、1回線あれば十分、パーク保留や内線転送などは利用しないという方であれば、そもそもクラウドPBXも必要ありません。

電話の利用形態によっては家庭用電話機を買ってきて携帯に転送をかければ十分、導入コストやランニングコストも安上がり、という場合もあります。

導入前に自社での電話の利用形態についてよく検討し、本当にクラウドPBXの導入がメリットがあるのか事前に見極めることが必要です。

4. クラウドPBX導入に向いているタイプは?

上述のメリット、デメリットを踏まえ、クラウドPBXの導入に向いている企業のタイプを確認していきましょう。

1)スタッフの外出多いオフィス

スタッフの外出頻度が高くオフィスを留守にしがちになる事務所はクラウドPBXの導入に最適です。

前述の通り転送電話は1人の携帯端末にしか転送できないため、誰も電話に出られないというケースが発生する可能性がありますが、クラウドPBXなら全スタッフの携帯端末に着信させることができます。

また、外出先で代表電話の着信も発信も可能になることに加え、内線通話も可能となります。

スタッフ同士が外出している企業では電話でコミュニケーションをとる機会が多くなりますが、携帯での通話ではなく内線電話での通話なら通話料もかからないため、月々の通話料を下げることも可能です。

2)新規開業、設立したばかりのオフィス

新規開業の場合、誰しも削れるコストはなるべく削りたいと思うことでしょう。

クラウドPBXでは個人スマホにアプリをインストールするだけなのでPBXやビジホンの購入や工事が不要となり、電話構築に関わる初期コストを最大限に抑えることが可能です。

3)今後拡張予定の小規模オフィス

また、当初は小規模で開業し今後拡張していく予定の場合、ビジホンだとスタッフが増えるごとに電話機の購入や工事が必要となりコストが発生します。

クラウドPBXなら拡張に伴う余計な工事や料金が発生しないため、拡張性や柔軟性に優れており、今後拡張予定の小規模オフィスに最適です。

4)リモートワークの導入を検討しているオフィス

個人スマホにアプリをインストールするだけで場所を問わずオフィスの電話として活用することが可能になるため、従業員の在宅勤務などリモートワークの導入を検討しているオフィスにクラウドPBXは最適です。

 

上記はあくまで一例となります。これらに当てはまらないオフィスでもクラウドPBX導入による恩恵を享受できるケースはたくさんあります。サービスによってはトライアルで利用できるサービスもありますので、一度利用してみるとよいでしょう。