携帯電話?転送電話?意外と厄介なテレワーカーの電話問題

テレワーク導入時に最適な固定電話サービス

1.テレワークとは

テレワークとは、ICT技術を活用し「会社」や「勤務時間」という特定の「場所」や「時間」に囚われることのない、柔軟な勤務形態のことを指します。雇用形態や勤務場所によって「リモートワーク」や「在宅勤務」、「サテライトオフィス勤務」など様々な呼び方があります。

近年テレワークは働き方改革の一環として政府からもの積極的導入が推進されており、節電・BCP(事業継続計画)・育児支援などの観点から、多くの企業がテレワークの導入を検討しています。

まずは企業のテレワーク導入によるメリット、デメリットをみていきましょう。

2.テレワーク導入のメリット、デメリット

【メリット】

  • 人材の流出防止

従業員が出産・育児・介護・身体的障害など様々な事由で会社勤めが困難な場合、企業はテレワークを導入することでその人材の退職や流出を阻止し、従業員の能力を最大限に活用することが可能となります。

  • 非常時のリスクを分散

東日本大震災後から、企業は大規模災害が発生した場合でも重要業務が中断しないよう「BCP(事業継続計画)対策」を講じる重要性が叫ばれるようになりました。テレワークを導入することで、交通網の麻痺などがあっても出勤する必要もないため、事業を継続することが可能となります。

  • 多様な働き方の実現

従業員は自宅やカフェなど場所を問わずに働くことができ、それぞれの家庭の事情やライフスタイルにあわせた働き方ができるようになります。また、遠方に暮らしている従業員であれば長い通勤時間を費やすことなく、その分プライベートの時間を確保することが可能となります。

  • オフィスのコスト削減

物理的なスペースだけでなく、スタッフにかかる光熱費や通勤費の削減にも繋がりオフィスの固定費を削減することができます。

【デメリット】

  • 時間管理や集中力がルーズになりがち

自宅で自分のペースで仕事ができますが、自由な環境だとテレビをみたりSNSをしたりとついルーズになりがちです。誰にも干渉されない分、時間やモチベーションの自己管理をしっかりする必要があり、これが苦手な人だと生産性の上がらないワークスタイルに陥ってしまう可能性があります。
また企業側も勤務時間をどのように管理するか明確にしておかないと、管理が曖昧になってしまう可能性があるので明確なルールが必要となります。

  •  情報漏洩などセキュリティの問題

カフェなど自宅外で仕事をする場合、端末の紛失やパソコン画面ののぞき見などで情報漏洩に繋がるリスクがあります。またカフェなどの公衆Wi-Fi環境下で仕事をする場合も情報を盗み見されたり、ウイルスに感染されたりするリスクもあります。
これも企業側でしっかりとセキュリティポリシーを策定し、従業員に徹底させる必要があります。

  • コミュニケーションが取りづらい

電話やメール、チャット、テレビ通話などを活用すればある程度コミュニケーションの問題はカバーできますが、それでも片方が離席中だったり電話対応中だったりと、スムーズにコミュニケーションが取れないケースが起こります。
場合によっては顧客の要望に早急に対応できず商機を逸したりクレームに繋がったりする可能性もあります。
また、スタッフ間で頻繁に電話のやり取りをする場合、その間の通話は外線扱いになるため従来通りの通話料が発生します。携帯宛の通話料は大よそ1分で17円前後なので、携帯に長時間通話をするとすぐに通話料が高くなってしまいます。

  • 電話で顧客など対応の問題

テレワーカーが顧客などに電話をする際、携帯電話や家の電話機で電話せざるを得ません。相手の連絡先が事務所ではなく携帯番号というケースが最近は多いと思いますが、個人の携帯番号や家の電話番号など相手が認知していない番号から発信すると相手は不振に思って電話に出ないケースがあるので、取引先とのビジネスを円滑に進めるのに障害になったりする可能性があります。また、仕事で使用した電話の通話料を個別に清算しなければいけなかったりと、従業員と経理双方に手間がかかります。もちろん社用携帯などを導入すればテレワーカーの通話料の請求も一元化できますが、携帯電話の契約代やランニングコストがかかってしまいますよね。

このように時間管理やセキュリティ対策は企業側でルールを設けてそれに則ることである程度課題を解決することができますが、コミュニケーションや社外対応などで使用する電話をどうするか?というのは意外と厄介な課題です。

しかし、個人スマホを活用した新しいタイプの固定電話サービスを導入することでこれらの課題を解決することが可能です。

3.テレワーカー向け電話サービスとその課題

テレワーカー向けの電話としは下記のような方法がありますが、それぞれに課題があります。

(1)携帯電話の利用

オフィスでの一般的なビジネスフォンと比較して1番異なるポイントは保留された電話の取り次ぎができない、内線が利用できないといった点です。例えばAさん宛ての電話を本社のBさんがとった場合、従来であればBさんがAさんに取り次いだりAさんが不在ならBさんから相手に折り返す旨を伝えられたりできましたが、携帯電話の場合はそれができません。チャットなり電話なりで一旦Aさんに電話があった旨を伝え、それからAさんが折り返し電話をしないとならないため、スムーズな電話応対ができなくなります。

また、前述の通り携帯電話を利用する場合、個人携帯/社用携帯に関わらず相手に携帯番号が通知され相手に出てもらいにくいという課題があります。

さらに、社内スタッフとの電話も外線扱いになるため通話料がかかってしまいます。また、個人携帯の場合だと仕事で利用した通話分の生産など煩わしさがあります。

(2)転送電話の利用

カスタマーサポートセンター用の電話番号などの受信専用の番号や電話を受ける機会が多い担当者の場合、転送電話サービスを活用すれば会社宛の電話も自宅で携帯電話で着信することができ、一見すると非常に便利です。

しかし、転送された電話は転送料金がかかるため、着信すればするほど電話料金がかかることになります。

しかも転送電話の料金は携帯電話宛の通話料と同じだけかかるため、転送電話を1分着信すると約17円前後、5分の電話が1日に10回あったとすると転送代金だけで1日に850円、1か月(20日換算)で17,000円もの転送料金がかかることになります。もちろんこれとは別で発信時の通話料もかかりますから、電話応対が多い企業は注意を払う必要があります。

また、転送電話に出られなかったときは自分の携帯番号や自宅の固定電話機から折り返しせざるを得ません。そうなると、相手方には見ず知らずの番号が表示されるため「さっき自分がかけた電話の折り返しだ」とは思われず、電話に出てもらえない可能性もあります。

一見便利な転送電話サービスですが、このように課題も多くあります。

4.「スマホで固定電話アプリ」でテレワークのコミュニケーションを円滑に

従来の電話サービスではそれなりに課題がありますが、新しいタイプの固定電話サービスを利用すればこれらの課題を解決することができます。

それは「03plus」という「スマホで市外局番の発着信ができるサービス」で、テレワーカーでもオフィスにいるのと変わらないかたちで電話を運用することが可能です。

【03plus導入のメリット】

  • 内線通話無料
  • スタッフのスマホにアプリを入れるだけだから導入費がかからない
  • 転送電話ではないのでどれだけ着信しても無料
  • 社外にも会社の番号で発着信が可能
  • パーク保留が可能だからリアルタイムで電話の保留・取次が可能
  • 従来のビジネス電話と変わらない運用が低コストで実現可能

このサービスは個人のスマホに専用アプリをインストールするだけです。携帯電話の支給やクラウドPBXの導入に比べて高額な導入費がかかりません。転送電話とは異なりアプリに直接着信するため、どれだけ着信しても無料と転送電話に比べて通話料を抑えることができます。03plusの番号間であれば社内スタッフ間との通話も内線扱いになり通話料の削減ができます。

また、本社でBさんが着信した電話を一旦保留しテレワーカーのAさんへ取り次ぐことができるだけでなく、Aさんは本社の番号で相手に折り返し電話をすることもできるため、相手に自宅の番号や携帯番号が通知されることはありません。自宅にいながら顧客との電話コミュニケーションに手間取ることなく業務効率化の妨げになりません。

つまり、03plusを導入すれば自宅にいながらまるでオフィスにいるかのような電話応対が可能になるわけです。
しかも低コストで導入・運用ができ、テレワーカーに最適な固定電話サービスといえます。

以下の記事で03plusについて詳しく紹介しているので興味がある方は参考にしてみてください。

スマホで発着信ができる「最新型」の固定電話アプリの比較

また、従来の転送電話サービスと「03plus」を比較した記事もありますので、こちらも併せて参考にしてみてください。

「転送電話サービス」と「スマホで固定電話が使える固定電話サービス」の比較